Il passaggio di consegne tra amministratori è il momento in cui le utenze del condominio rischiano di più. Le bollette restano in uno studio, i solleciti in un altro, e nessuno se ne accorge finché arriva un avviso di sospensione. Questa checklist delle utenze ti aiuta a chiudere il passaggio di consegne senza buchi.
Perché le utenze vanno controllate subito
Le utenze vanno controllate nelle prime settimane perché ogni fattura che arriva con i dati vecchi è un pagamento da ricostruire. Prima si interviene, meno lavoro si accumula.
Il nuovo amministratore eredita contratti che non ha scelto, con condizioni che non conosce. Alcuni sono stati firmati anni prima. Altri si sono rinnovati da soli. Sapere cosa c'è è il primo passo per gestirlo.
Cosa chiedere al vecchio amministratore
Chiedi le ultime bollette di ogni fornitura, i contratti in vigore e l'elenco dei pagamenti degli ultimi mesi. Con questi tre gruppi di documenti hai il quadro completo.
Le bollette danno i codici delle forniture e le letture. I contratti dicono quando scadono le condizioni economiche. I pagamenti mostrano se ci sono arretrati. Metti tutto per iscritto nel verbale di passaggio di consegne, così resta traccia di cosa hai ricevuto e cosa manca.
- Ultime bollette di ogni fornitura di luce e gas
- Contratti e condizioni economiche in vigore
- Elenco pagamenti e eventuali insoluti
- Credenziali dei portali dei fornitori, se esistono
- Corrispondenza aperta con i fornitori: reclami, rateizzazioni, contestazioni
Il censimento delle forniture
Il censimento confronta le bollette ricevute con i contatori presenti nello stabile. Se i numeri non coincidono, c'è una fornitura che manca all'appello.
Fai un giro nello stabile. Locale contatori, centrale termica, garage, locale autoclave. Annota ogni codice POD e PDR che trovi e la lettura del giorno. È un'ora di lavoro che ti evita mesi di sorprese.
Succede spesso di trovare un contatore che nessuno ricordava: un vecchio locale portineria, una seconda caldaia dismessa, una presa esterna per la manutenzione del giardino. Ogni fornitura attiva paga una quota fissa anche se non consuma.
Aggiornare intestazione e recapiti
Se le utenze sono intestate al condominio basta comunicare il nuovo rappresentante e il nuovo recapito; se sono intestate alla persona del vecchio amministratore serve una pratica di cambio intestatario.
Controlla la riga dell'intestatario in bolletta. Deve riportare il condominio con il suo codice fiscale. Poi verifica l'indirizzo di recapito: è lì che arrivano i solleciti. Il documento chiave per tutte le modifiche è il verbale di nomina.
Controllare le prime fatture con i dati nuovi
La prima fattura dopo l'aggiornamento conferma se la modifica è andata a buon fine. Controlla intestazione, recapito, tipo di lettura e aliquota IVA.
Se la fattura riporta ancora il vecchio recapito, sollecita subito. Se le letture sono tutte stimate, comunica un'autolettura. Se l'aliquota non è quella che ti aspetti, segnalalo: un passaggio di consegne è il momento in cui la documentazione fiscale si perde più facilmente.
Gli errori più comuni nel passaggio di consegne
L'errore più comune è dare per scontato che il vecchio amministratore abbia consegnato tutto. Il secondo è rimandare l'aggiornamento dei recapiti a dopo l'assemblea di bilancio.
Un terzo errore riguarda le rateizzazioni aperte. Se il predecessore aveva concordato un piano di rientro con un fornitore, le rate continuano a scadere. Chiedi esplicitamente se ce ne sono.
Quando conviene farsi aiutare
Conviene farsi aiutare quando gli stabili sono molti o le forniture sono intestate in modo disordinato. Un referente unico ricostruisce il quadro e gestisce le comunicazioni con i fornitori.
Se vuoi, raccogliamo noi le bollette, censiamo le forniture e prepariamo le comunicazioni. Trovi il servizio nella pagina sulla voltura utenze per il nuovo amministratore.